Już w 2026 roku większość firm w Polsce będzie zobowiązana do wystawiania i odbierania tzw. faktur ustrukturyzowanych, które mają jednolity, z góry ustalony format (XML), za pośrednictwem KSeF.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:
- wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
- nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
Każda e-faktura uznawana będzie za wystawioną dopiero po przesłaniu do KSeF, a za otrzymaną – po nadaniu jej numeru KSeF ID.
Korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) można będzie m.in. przy użyciu programów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF (integracja przez API).
Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej). W przypadku spółek wymagane będzie złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Po tych datach faktury papierowe, jak i faktury elektroniczne w innych formatach (np. PDF), mają być całkowicie zastąpione przez faktury ustrukturyzowane, wystawiane i odbierane w KSeF.
Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. !!!
Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:
- na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać wyżej wymienione faktury dobrowolnie w KSeF.
Kolejną grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu wykonawczym (obecnie w fazie projektu: Projekt rozporządzenia), w tym między innymi:
- świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami,
- dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
- nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP,
- sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.
W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli nabywca na potrzeby danej czynności będzie zidentyfikowany za pomocą nr VAT UE nadanego w innym kraju unijnym niż Polska, pomimo braku obowiązku będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania.
Dodatkowo:
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł,
- do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).
Do KSeF nie przesyła się: faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych, rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Z dniem 1 lutego 2026 r. zostaną uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie będą one wystawiane w KSeF ani poza KSeF.